Viele Mieter:innen erhalten in den kommenden Wochen ihre Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen oder haben diese bereits erhalten. Oft sind die Abrechnungen fehlerhaft, wie wir in unserer Rechtsberatung immer wieder feststellen. Wir haben zusammengetragen, wie Sie rechtssicher vorgehen können, wenn Ihnen Ihre Abrechnung zu hoch vorkommt.
In Kürze:
- Überprüfung der Abrechnung
– nach formalen Kriterien
– nach Mietvertrag
– nach Abrechnung des Vorjahres - Fristen beachten und Zurückbehaltungsrecht
- Belege anfordern
Was sind Betriebskosten?
Meist erst ab August können Vermieter:innen jeweils die Abrechnungen für das Vorjahr an die Mieter:innen verschicken. Beispiel: In der zweiten Jahreshälfte 2023 erhalten Mieter:innen die Jahresabrechnung für 2022. Zu den Betriebskosten zählen laufende, über das Jahr anfallende Unterhalts- und Wartungskosten der Gebäude und Wohnungen.
Folgende Kosten können Vermieter:innen grundsätzlich auf die Mieter:innen umlegen:
1. Grundsteuer
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Zentrale Heizungsanlagen
5. Zentrale Warmwasserversorgung
6. Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgung
7. Personen- oder Lastenaufzüge
8. Straßenreinigung und Müllabfuhr
9. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Beleuchtung
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherungen
14. Hauswart
15. Antennen- und Breitbandkabelanlage
16. Maschinelle Wascheinrichtungen
17. Sonstige Betriebskosten
Andere Kosten dürfen nicht umgelegt werden!
Tipp: Werfen Sie zunächst einen Blick in Ihren Mietvertrag. Denn welche der oben aufgeführten Kosten Mieter:innen tatsächlich tragen müssen, legt ausschließlich der Mietvertrag fest. Einige alte Mietverträge schließen die Umlage bestimmter Kosten, beispielsweise die Wartung der Heizungsanlagen oder Gasthermen, auf die Mieter:innen aus.
Wie sieht eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung aus?
Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss schriftlich erfolgen, zudem soll sie übersichtlich und verständlich sein. Sie muss sowohl die Gesamtkosten für das Gebäude als auch die Kosten für Ihre Wohnung mit einem Verteilerschlüssel aufführen. Alle enthaltenen Punkte müssen plausibel erscheinen. Komplizierte Rechnungen und Formeln müssen Vermieter:innen erklären, damit sie nachvollziehbar sind.
Achten Sie insbesondere auf folgende Aspekte:
● Abrechnungszeitraum: Normalerweise wird für jedes Kalenderjahr abgerechnet. Die Perioden sollten aufeinander folgen. Ausnahmen sind möglich, aber sie müssen plausibel begründet sein.
● Abrechnungseinheit/Wirtschaftseinheit: Die Abrechnung muss klar zeigen, welche Einheit (zum Beispiel ein Gebäude) abgerechnet wird. In bestimmten Fällen können mehrere Gebäude zusammengefasst werden.
● Vorauszahlungen: Ihre monatlichen Vorauszahlungen, die Sie im Abrechnungszeitraum geleistet haben, müssen von den Gesamtkosten abgezogen werden. Auf Basis der Abrechnung können Sie die Vorauszahlungen für den kommenden Abrechnungszeitraum anpassen, wenn nötig.
● Zeitpunkt der Abrechnung: Die Abrechnung muss jährlich erfolgen, sobald alle benötigten Daten verfügbar sind. Der Vermieter hat 12 Monate Zeit, um die Abrechnung zu erstellen und Ihnen zuzusenden. Nach dieser Frist können Vermieter:innen in der Regel keine Nachforderungen mehr stellen!
Welche Schritte kann ich gehen, wenn mir die Betriebs- und Nebenkostenabrechnung zu hoch erscheint?
1. Überprüfung der Abrechnung:
Zuerst sollten Sie die Abrechnung genau überprüfen. Stellen Sie sich dafür folgende Fragen:
● Erfüllt die Abrechnung alle formalen Kriterien (Datum, Wirtschaftseinheit, Abrechnungszeitraum etc.)?
● Dürfen die aufgeführten Kosten auf Mieter:innen umgelegt werden (siehe Auflistung oben)?
● Sind Kostenpositionen im Vergleich zu älteren Abrechnungen auffällig gestiegen oder sind neue dazugekommen?
● Stimmen die aufgeführten Positionen mit den im Mietvertrag vereinbarten Positionen überein?
● Sind die berechneten Verbrauchswerte plausibel?
Sie sollten Abrechnungen, die den Anforderungen nicht entsprechen oder Auffälligkeiten aufweisen, schriftlich ablehnen und auf die (formalen) Fehler hinweisen. Bis diese geklärt sind, müssen Sie eventuelle Nachforderungen aus der aktuellen Abrechnung nicht leisten. Beachten Sie, dass eine Zahlung oft als Zustimmung gilt, es sei denn, Sie haben Ihre Vorbehalte schriftlich geäußert. Dies können Sie zum Beispiel tun, indem Sie im Verwendungszweck der Überweisung „unter Vorbehalt“ angeben beziehungsweise Ihren Vorbehalt schriftlich beim Vermieter oder der Hausverwaltung anzeigen. Nutzen Sie hierfür unser Musterschreiben.
2. Fristen beachten
● Verjährung: Ansprüche von Vermieter:innen und Mieter:innen verjähren drei Jahre nach der Abrechnung.
● Einwendungsausschlussfrist: Sie haben 30 Tage Zeit, eventuelle Nachforderungen an Ihre:n Vermieter:in zu leisten. Innerhalb dieses Zeitraumes müssen Sie Ihre Zweifel an oder Fehler in der Abrechnung schriftlich anzeigen. Haben Sie die Nachforderung bereits bezahlt, können Sie dennoch innerhalb von 12 Monaten bei Fehlern Einwendungen geltend machen. Es ist dann eventuell etwas schwieriger, bereits gezahltes Geld zurückzubekommen.
Wenn Sie innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Betriebskostenabrechnung schriftlich und rechtssicher von Ihrem/Ihrer Vermieter:in die weitergehende Überprüfung (Belegeinsicht) fordern, können Sie vom sogenannten Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen. Dieses ermöglicht Ihnen, den Nachforderungsbetrag zurückzuhalten, bis die Überprüfung abgeschlossen ist.
● Guthaben-Auszahlung: Fällt die Betriebskostenabrechnung niedriger aus als die Vorauszahlungen, die Sie bereits geleistet haben, haben Sie Anspruch auf Auszahlung dieses Guthabens. Vermieter:innen geraten nach 30 Tagen in Verzug. Sie können das Guthaben mit künftigen Mietzahlungen verrechnen. Wenn Ihnen Guthaben zusteht, verfällt es nicht nach 12 Monaten.
3. Belege prüfen
Haben Sie nach der genaueren Durchsicht der Abrechnung Bedenken hinsichtlich der Höhe der in Rechnung gestellten Kosten oder auch einzelner Positionen? Dann sollten Sie die Möglichkeit zur Überprüfung der Abrechnungsbelege in Anspruch nehmen. Diese ist auf zwei Wegen möglich:
● Entweder arrangieren Sie einen Termin mit Ihrem/Ihrer Vermieter:in oder der Hausverwaltung, um Einsicht in die Originalbelege zu nehmen. Dieses Recht steht Ihnen gesetzlich zu.
● Alternativ können Sie darum bitten, Ihnen Kopien der Belege zur Überprüfung zuzusenden. Ein gesetzlicher Anspruch auf die Zusendung von Kopien besteht im Bereich freifinanzierter Wohnungen allerdings grundsätzlich nicht. Da die Belege jedoch stets am Ort der Mietwohnung vorgelegt werden müssen, empfiehlt sich diese Vorgehensweise besonders dann, wenn Wohnungsverwaltungen nicht vor Ort sind. Doch auch örtliche Verwaltungen sind oft aus Gründen der Zeitersparnis bereit, Kopien zuzusenden. Hierfür könnte im Voraus ein Kostenersatz von bis zu 0,26 Euro pro Kopie verlangt werden.
ACHTUNG: Ist die Belegprüfung erfolgt und alles hat seine Richtigkeit, müssen Sie eventuell zurückbehaltene Nachforderungen zeitnah leisten oder mindestens die Kosten für die geklärten Positionen der Abrechnung.
Wir haben für die Bitte um Belegeinsicht ein Musterschreiben auf unserer Webseite bereitgestellt.
Weiterführende Links:
Betriebskosten im freifinanzierten Wohnungsbau
Belegeinsicht in Abrechnungsunterlagen zur Betriebs- und Heizkostenabrechnung
10 Fragen zur Betriebs- und Heizkostenabrechnung
Ihre Rechte bei der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung
20.09.2023
