Viele Mieter:innen erhalten in den kommenden Wochen ihre Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen oder haben diese bereits erhalten. Oft sind die Abrechnungen fehlerhaft, wie wir in unserer Rechtsberatung immer wieder feststellen. Wir haben zusammengetragen, wie Du in diesen Fällen rechtssicher vorgehen kannst.
In Kürze
- Überprüfung der Abrechnung
– nach formalen Kriterien
– nach Mietvertrag
– nach Abrechnung des Vorjahres - Fristen beachten und Zurückbehaltungsrecht
- Belege anfordern
Was sind Betriebskosten?
Vermieter:innen haben 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Betriebskosten für Deine Wohnung abzurechnen. Läuft der Abrechnungszeitraum zum Beispiel von Mai bis Ende April, müssen Vermieter:innen also bis April des darauffolgenden Jahres abrechnen. Zu den Betriebskosten zählen laufende, über das Jahr anfallende Unterhalts- und Wartungskosten der Gebäude und Wohnungen.
Folgende Kosten können Vermieter:innen grundsätzlich auf die Mieter:innen umlegen:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Zentrale Heizungsanlagen
- Zentrale Warmwasserversorgung
- Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgung
- Personen- oder Lastenaufzüge
- Straßenreinigung und Müllabfuhr
- Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Hauswart (BMV-Info 111: „Der Hauswart in der Betriebskostenabrechnung“)
- Antennen-& Breitbandkabelanlage (BMV-Info 66: „Wegfall der Kabelgebühren“)
- Maschinelle Wascheinrichtungen
- Sonstige Betriebskosten
Andere Kosten dürfen nicht umgelegt werden!
Tipp: Werfen Sie zunächst einen Blick in Ihren Mietvertrag. Denn welche der oben aufgeführten Kosten Mieter:innen tatsächlich tragen müssen, legt der Mietvertrag fest. Wenn darin der Verweis auf § 2 Betriebskostenverordnung enthalten ist, gilt diese.
Wichtig: Sonstige Betriebskosten müssen im Mietvertrag ausdrücklich aufgeführt werden, wenn sie umlegbar sind. Das ist zum Beispiel bei der Dachrinnenreinigung der Fall. Werden Kosten trotz fehlender Vereinbarung jahrelang gezahlt, kann das jedoch zu einer ‚stillschweigenden Vereinbarung‘ werden.
Wie sieht eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung aus?
Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss schriftlich erfolgen, zudem soll sie übersichtlich und verständlich sein. Sie muss sowohl die Gesamtkosten für das Gebäude als auch die Kosten für Ihre Wohnung mit einem Verteilerschlüssel aufführen. Meist wird nach Wohnfläche umgelegt. Alle enthaltenen Punkte müssen plausibel erscheinen. Komplizierte Rechnungen und Formeln müssen Vermieter:innen erklären, damit sie nachvollziehbar sind.
Achte insbesondere auf folgende Aspekte:
- Abrechnungszeitraum: Meist wird für jedes Kalenderjahr abgerechnet. Der Abrechnungszeitraum darf maximal 12 Monate umfassen.
- Abrechnungseinheit / Wirtschaftseinheit: Die Abrechnung muss klar zeigen, welche Einheit (zum Beispiel ein Gebäude) abgerechnet wird. In bestimmten Fällen können mehrere Gebäude zusammengefasst werden.
- Vorauszahlungen: Deine monatlichen Vorauszahlungen, die Sie im Abrechnungszeitraum geleistet haben, müssen von den Gesamtkosten abgezogen werden. Auf Basis der Abrechnung können Sie die Vorauszahlungen für den kommenden Abrechnungszeitraum anpassen, wenn nötig. Im Falle einer Nachforderung, kann die Vermieter:in die Vorauszahlungen für die Zukunft anpassen bzw. erhöhen. Als Mieter:in haben Sie ein Anpassungsrecht, wenn die Abrechnung ein hohes Guthaben aufweist oder die geforderte Vorauszahlung unverhältnismäßig ist.
- Zeitpunkt der Abrechnung: Die Abrechnung muss jährlich erfolgen, sobald alle benötigten Daten verfügbar sind. Vermieter:innen haben 12 Monate Zeit, um die Abrechnung zu erstellen und Ihnen zuzusenden. Nach dieser Frist können Vermieter:innen in der Regel keine Nachforderungen mehr stellen.
2. Fristen beachten
- Verjährung: Ansprüche von Vermieter:innen und Mieter:innen verjähren drei Jahre nach Zugang der Abrechnung. Die Verjährung beginnt dabei am Schluss des Jahres. Beispiel: Sie erhalten die Abrechnung am 11. November 2023. Nachforderungen und Guthaben verjähren am 31. Dezember 2026.
- Einwendungsausschlussfrist: Grundsätzlich gilt, dass Sie 30 Tage Zeit haben, Nachforderungen zu leisten bzw. Einwände gegen die Abrechnung mitzuteilen und vom Belegeinsichtsrecht Gebrauch zu machen. Nach 30 Tagen kann es sein, dass Vermieter:innen die Nachforderung einklagen. Unabhängig davon gilt, dass Sie Einwände innerhalb von 12 Monaten (ab Zugang der Abrechnung) vorbringen müssen. Verpassen Sie diese Frist, sind Einwände ausgeschlossen und Sie müssen die Nachforderung bezahlen.
- Wenn Sie innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Betriebskostenabrechnung schriftlich von Ihrer/Ihrem Vermieter:in für die weitergehende Überprüfung Einsicht in die Belege (Belegeinsicht) fordern, können Sie vom sogenannten Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen. Dieses ermöglicht, den Nachforderungsbetrag zurückzuhalten, bis die Überprüfung abgeschlossen ist.
- Guthaben-Auszahlung: Weist die Betriebskostenabrechnung ein Guthaben aus, haben Sie Anspruch auf Auszahlung dieses Guthabens. Vermieter:innen geraten nach 30 Tagen in Verzug. Zahlen Vermieter:innen das Guthaben nicht aus, können Sie das Guthaben mit künftigen Mietzahlungen verrechnen. Wenn Ihnen Guthaben zusteht, verfallen diese nicht nach 12 Monaten.
3. Belege prüfen
Haben Sie nach der genaueren Durchsicht der Abrechnung Bedenken hinsichtlich der Höhe der in Rechnung gestellten Kosten oder auch einzelner Positionen? Dann sollten Sie die Möglichkeit zur Überprüfung der Abrechnungsbelege in Anspruch nehmen. Diese ist auf zwei Wegen möglich:
- Entweder vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrerm/Ihrer Vermieter:in oder der Hausverwaltung, um Einsicht in die Originalbelege zu nehmen. Dieses Recht steht Ihnen gesetzlich zu.
- Alternativ können Sie darum bitten, die Kopien der Belege zur Überprüfung zuzusenden. Ein gesetzlicher Anspruch auf die Zusendung von Kopien besteht im Bereich freifinanzierter Wohnungen allerdings grundsätzlich nicht. Da die Belege jedoch stets am Ort der Mietwohnung vorgelegt werden müssen, empfiehlt sich diese Vorgehensweise besonders bei nicht ortsansässigen Hausverwaltungen. Doch auch örtliche Verwaltungen sind oft aus Gründen der Zeitersparnis bereit, Kopien zuzusenden. Hierfür dürfen sie im Voraus 0,26 Euro je Kopie verlangen. Viele Vermieter:innen stellen die Belege inzwischen aber auch digital zur Verfügung.
ACHTUNG: Ist die Belegprüfung erfolgt und alles hat seine Richtigkeit, müssen Sie eventuell zurückbehaltene Nachforderungen zeitnah leisten oder mindestens die Kosten für die geklärten Positionen der Abrechnung zügig zahlen, sonst geraten Sie leicht in Zahlungsverzug.
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23.10.2024
