Von Zeit zu Zeit ist es für jeden notwendig, Ordnung in seinen Papierkram zu bringen. Dazu müssen ganze Stapel von Rechnungen und Belegen durchsortiert, Ordner und Schubfächer entrümpelt werden. Doch Vorsicht: Mit allzu großem Wegwerfeifer sollte man dabei nicht ans Werk gehen, denn das kann sich später rächen, mahnt Dr. Peter Lischke, Geschäftsführer der Verbraucherzentrale Berlin.
Für Privatpersonen gibt es gesetzlich zum Glück nur zwei wesentliche Vorschriften aus dem Einkommensteuerrecht. Die erste: Für Arbeit, Material und sonstige Leistungen, die im Zusammenhang mit Haus und Grundstück stehen, sind die Handwerkerrechnungen und Zahlungsbelege mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Gleiches gilt für die sogenannten haushaltsnahen Dienstleistungen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.
Die zweite Vorschrift betrifft eher Wohlhabende: Steuerpflichtige, beidenen die Summe der positiven Einkünfte, also der Einnahmen abzüglich der Werbungskosten („Überschusseinkommen“) mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt, haben die damit in Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen sechs Jahre lang aufzubewahren.
Auch wenn es für alle anderen privaten Unterlagen keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt, empfiehlt es sich, manches im eigenen Interesse als wichtiges Beweismittel so lange aufzubewahren, wie die Gefahr besteht, dass Ansprüche aus Kauf, Verkauf oder einem Rechtsverhältnis geltend gemacht werden können.
Garantiefristen berücksichtigen
Dazu zählen besonders Garantie- und Gewährleistungsansprüche auf Waren oder Dienstleistungen. „Als Orientierung, wie lange man Belege aufbewahren sollte, zieht man am besten gesetzliche Normen und Verjährungsregeln heran“, sagt Dr. Lischke von der Berliner Verbraucherzentrale.
Der Anspruch von Verbrauchern auf Gewährleistung endet zwei Jahre nach Kauf oder Bezahlung – es sei denn, der Hersteller oder Verkäufer hat eine längere Frist gewährt. Bei gebrauchten Waren darf die Gewährleistungsfrist vertraglich auf ein Jahr reduziert werden.
Bei wertvollen Gegenständen, die von der Hausratversicherung umfasst werden, sollten die Rechnungen aufbewahrt werden, solange der Gegenstand existiert. So kann man zum Beispiel nach einem Einbruchdiebstahl den Wert des beschädigten oder gestohlenen Gegenstandes bei der Hausratversicherung belegen.
Weil Handwerker bei Bauleistungen bis zu fünf Jahre lang für Mängel geradestehen müssen, sollten Handwerkerrechnungen auch mindestens so lange aufbewahrt werden. Kontoauszüge sollten drei Jahre lang aufbewahrt werden, um bei Alltagsgeschäften später leichter den Beweis über Zahlungsgrund, Betragshöhe, Zahlungszeitpunkt führen zu können.
Belege für Geldanlagen und Kreditgeschäfte sollte man noch länger aufbewahren. Falls sich nämlich herausstellt, dass die Bank unberechtigt Gebühren abgebucht hat und diese zurückverlangt werden können, gelten bis zu 30 Jahre Gewährleistung.
Steuerbescheide sowie steuerrelevante Belege sollten zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Denn für diesen Zeitraum kann das Finanzamt noch Unterlagen fordern.
Gehaltsabrechnungen – auch für sozialabgabepflichtige Jobs vor der Ausbildung -, Studienbescheinigungen, Arbeitsverträge, Rentenversicherungsnachweise und so weiter archiviert man bis zur Rente.
Mietverträge und Übergabeprotokolle sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses drei Jahre lang – bis Ablauf der Verjährungsfrist – verwahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können, wenn sie bezahlt wurden, in den Reißwolf. Wer allerdings einzelne Posten über Jahre vergleichen will, legt sie in einem Ordner ab.
Und was überhaupt nie im Reißwolf landen sollte, sind Geburtsurkunden, Familienstammbuch, Taufschein, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden von Familienangehörigen sowie Vollmachten. Von diesen Papieren fertigt man am besten auch noch Kopien. Kommt es zu einem Verlust, kann das viel Ärger ersparen.
Ingrid Laue
MieterMagazin 9/12
Damit der Papierkram Ihnen nicht über den Kopf wächst, müssen Sie regelmäßig aussortieren – aber mit Bedacht
Foto: Ingrid Laue
Weitere Informationen zu Aufbewahrungsfristen unter
www.bundesfinanz ministerium.de,
www.bdb.de,
www.gdv.de
Verjährungsfristen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt. Zum Beispiel in den Paragrafen 194 bis 199, 438, 556, 651.
Zum Thema
Wohin mit den Papieren?
Wer seine vertraulichen Akten und Datenträger professionell entsorgen lassen möchte, kann sich beispielsweise unter www.gelbeseiten.de über Angebote informieren. Einige Firmen holen Papierunterlagen von zu Hause ab und füllen sie in angelieferte Spezialbehälter. Die Kosten für einen 70-Liter-Behälter, der für einen normalen Haushalt ausreichen sollte (zehn Aktenordner entsprechen 40 Kilogramm) liegen je nach Anbieter bei circa 25 Euro. Für einen 500-Liter-Behälter fallen rund 60 Euro an.
Die Berliner Stadtreinigung (BSR) bietet auf ihren Recyclinghöfen sogenannte Datenentsorgungsboxen an. Diese kann man sich abholen und gefüllt dort wieder abgeben. Kosten: Standardbox (33x24x21 Zentimeter) 4,70 Euro pro Stück. Maxibox (43x23x32 Zentimeter) 8,80 Euro pro Stück.
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31.12.2017
