Betriebskostenabrechnung -
10 Fragen zu umlagefähigen Betriebskosten, Fristen und Widerspruch

Sind im Mietvertrag Vorauszahlungen für Betriebskosten vereinbart, ist der Vermieter verpflichtet, einmal im Jahr über die Betriebskosten abzurechnen. Was dabei zu beachten ist, erläutern wir anhand der folgenden zehn Fragen und Antworten.

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1. Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind laufende Kosten, die dem Vermieter durch den Gebrauch des Gebäudes und des Grundstücks entstehen. Laufende Kosten bedeutet, dass einmalige Kosten wie für eine Kellerentrümpelung nicht umlagefähig sind, die Kosten für unregelmäßig anfallende Leistungen (zum Beispiel für die Zähler-Eichung) hingegen schon. § 2 der Betriebskostenverordnung führt alle umlagefähigen Betriebskosten auf. Keine Betriebskosten sind Reparaturkosten oder Verwaltungskosten.

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2. Welche Voraussetzung muss eine Betriebskostenabrechnung erfüllen?

Neben dem Absender muss der Mieter als Adressat bezeichnet sein. Der Abrechnungszeitraum muss angegeben sein und darf nicht mehr als zwölf Monate betragen. Die abgerechneten Betriebskostenpositionen müssen aufgeführt, die angefallenen Gesamtkosten genannt sowie die Kosten für die konkrete Wohnung bezeichnet werden. Im Übrigen müssen die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt werden. Insgesamt muss die Betriebskostenabrechnung eine geordnete und möglichst verständliche Zusammenstellung der Kosten sein.

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3. Was verbirgt sich hinter der Abrechnungsfrist?

Der Vermieter muss innerhalb von zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums über die Betriebskosten abrechnen. Meist läuft der Abrechnungszeitraum von Januar bis Dezember. Über die Betriebskosten 2015 müsste dem Mieter also spätestens am 31. Dezember 2016 die Betriebskostenabrechnung zugehen. Verpasst der Vermieter die Abrechnungsfrist, kann er grundsätzlich keine Nachforderungen aus der Abrechnung verlangen. Guthaben muss er gleichwohl auszahlen. Rechnet der Vermieter gar nicht ab, kann der Mieter die Abrechnung einklagen.

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4. Muss der Mieter Fristen beachten?

Nach Ablauf von zwölf Monaten ab Zugang der Abrechnung sind Einwendungen gegen die Abrechnung durch den Mieter ausgeschlossen (Einwendungsausschlussfrist). Was bis zu diesem Zeitpunkt nicht bemängelt wurde, kann nicht mehr angefochten werden. Eine Nachforderung aus einer Betriebskostenabrechnung wird mit Zugang beim Mieter fällig. Jedoch wird dem Mieter eine Überprüfungsfrist von bis zu vier Wochen zugestanden. Bleibt der Mieter nach diesen vier Wochen untätig und begleicht eine Nachforderung nicht, drohen Mahnkosten und weitere Durchsetzungsansprüche durch den Vermieter.

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5. Genügt ein Widerspruch gegen die fehlerhafte Betriebskostenabrechnung?

Weder das pauschale Bestreiten, die Mitteilung allgemeiner Bedenken, noch der allgemeine Widerspruch gegen die Abrechnung haben rechtliche Wirkung. Vielmehr muss der Mieter konkrete Einwendungen vortragen (vergleiche zum Beispiel LG Berlin vom 7. 1.2011 – 63 S 177/10), die es dem Vermieter gegebenenfalls ermöglichen, die Abrechnung zu korrigieren.

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6. Wozu dient die Belegeinsicht?

Die Einsicht in die Belege der Betriebskostenabrechnung dient dazu, Einwendungen gegen die Abrechnung zu konkretisieren und mit Argumenten zu belegen. Grundsätzlich haben Mieter nach Zugang einer Abrechnung Anspruch auf Einsicht in die Belege. Solange der Vermieter die Belegeinsicht verweigert, kann der Mieter Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung zurückbehalten. Zur Übersendung von Belegkopien ist der Vermieter grundsätzlich nicht verpflichtet, es sei denn, die Belegeinsicht ist dem Mieter nicht zumutbar. Übersendet der Vermieter die Belegkopien, so muss der Mieter dem Vermieter die Kopierkosten ersetzen. Im Rahmen der Belegeinsicht hat der Mieter das Recht, die Belege abzufotografieren.

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7. Können Betriebskosten gekürzt werden, wenn die abgerechnete Leistung gar nicht oder mangelhaft erbracht wurde?

Nicht erbrachte Leistungen dürfen natürlich nicht abgerechnet werden. Durch Belegeinsicht kann geprüft werden, ob Belege für die abgerechneten Dienste existieren. Die Nichtanerkennung der abgerechneten Leistungen muss im Vorfeld genau dokumentiert und dem Vermieter unverzüglich mitgeteilt werden.

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8. Wie werden die Betriebskosten eines Gewerbes und leer stehende Wohnungen in einer Betriebskostenabrechnung berücksichtigt?

Nur wenn die Kosten des Gewerbes zu einer erheblichen Mehrbelastung der Wohnraummieter führen, muss der Vermieter einen Vorwegabzug der auf die Gewerbeflächen entfallenden Kosten vornehmen (BGH vom 25. Oktober 2006 – VIII ZR 251/05), so zum Beispiel für den Wasserverbrauch eines Friseurs. Entbehrlich ist ein Vorwegabzug bei wohnungsähnlichen Nutzungen wie zum Beispiel bei einem Rechtsanwaltsbüro oder einer Internetfirma. Die auf leer stehende Wohnungen entfallenden Betriebskosten muss der Vermieter tragen, er kann diese also nicht auf die übrigen Mieter verteilen. Eine Verringerung der Gesamtfläche in der Abrechnung gegenüber den Vorjahren kann Indiz dafür sein, dass leer stehende Wohnungen herausgerechnet und die Kosten der leer stehenden Wohnung auf die übrigen Mieter verteilt wurden.

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9. Was fällt alles unter „Sonstige Betriebskosten“?

§ 2 der Betriebskostenverordnung listet unter Ziffer 17 die sonstigen Betriebskosten als umlagefähige Position auf. Für die wirksame Umlage in einer Betriebskostenabrechnung ist jedoch erforderlich, dass die sonstigen Betriebskosten ausdrücklich im Mietvertrag aufgelistet sind. Typische Beispiele für die sonstigen Betriebskosten sind die Dachrinnenreinigung oder die Prüfungskosten für Rauchwarnmelder.

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10. Kann der Vermieter einfach die Vorauszahlungen erhöhen?

Weist eine Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung aus, kann der Vermieter dies zum Anlass nehmen, die Vorauszahlungen für die Betriebskosten für die Zukunft zu erhöhen. Hierfür werden die tatsächlich angefallenen Betriebskosten aus der Abrechnung durch zwölf Monate geteilt – das ergibt den neuen Vorauszahlungsbetrag. Im Umkehrschluss haben Mieter das Recht, im Fall eines Guthabens die Vorauszahlungen für die Betriebskosten entsprechend zu reduzieren.

Wibke Werner

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Hartmut Lindenberg
04.06.2022